✍️ वसन्तराज अधिकारी

 

१. सञ्चारको अवधारणा (Concept) :

सञ्चारलाई आधुनिक व्यवसायिक जगतको अत्यन्त महत्वपूर्ण तत्वको रूपमा लिईन्छ । साधारणतया सबै प्रकारका कार्यालयहरुमा यसको प्रयोग अनिवार्य रहेको हुन्छ । संचार भन्नाले एक स्थानवाट अर्को स्थानमा एकवाट अर्को व्यक्ति तथा निश्चित श्रोतवाट अन्य व्यक्ति समुदाय तथा देश बिदेशमा खवरको आदानप्रदान गर्नु भन्ने बुझिन्छ । यो Communication शब्द ल्याटिन भाषाको Commuinis शब्दवाट आएको हो जस्को अर्थ विचारहरुको आदानप्रदान गर्नु हुन्छ ।

यसरी विचारको आदानप्रदान, दोहोरो प्रक्रिया, सन्देशको बुझाई तथा कुनै माध्यमको प्रयोगवाट निरन्तर चलिरहने प्रक्रियालाई सामान्य अर्थमा संचार भनिन्छ ।

“Communication is the transference and understanding of meaning.”

२. संचारका किसिमहरु :

संचार विभिन्न किसिमवाट गर्न सकिन्छ :

(क) औपचारिक तथा अनौपचारिक संचार (Formal & Informal Communication)
(ख) लिखित तथा मौखिक संचार (Written & Oral Communication)
(ग) संचार प्रवाहको दिशानुसार

ग १. माथिवाट तल (Downward Communication)
ग २. तलवाट माथि (Upward communication)
ग३. समानान्तर (Horizontal or Lateral Communication)

माथि उल्लेखित किसिम बाहेक आधुनिक युगमा साईबरनेटिक्स संचार (Cybernetics Model) वा भु-उपग्रहमा स्वचालित संचार प्रणाली पनि अपनाईएको पाईन्छ । यो दोहोरो किसिमवाट गर्न सकिन्छ । यो आकाशमा महिनौं महिनौं कार्यरत हुन्छ र मानिसवाट नियंत्रित हुन्छ । विकसित देशहरुले यश किसिमवाट पनि संचारको कार्य गरिरहेका हुन्छन् ।

३. संचारको प्रक्रिया :

३.१ स्रोत (Source) :

स्रोत भन्नाले जहाँ वाट आफ्ना विचार तथा तथ्यहरुको उत्पत्ति हुन्छ त्यसलाई स्रोत भनिन्छ ।

३.२ सन्देश (Message) :

कुनै पनि तथ्यको बिषयवस्तु एवम् निश्चित कुरालाई सन्देश भनिन्छ ।

३.३ तह (Channel)

यो संचारको तेस्रो तत्व हो । जुन साधनवाट सूचनाहरु प्रवाह गरिन्छ त्यसलाई तह भनिन्छ । जस्तो: टेलिफोन, तार, टेलिभिजन, हुलाक, रेडियो एवम् हवाई तथा स्थलगत यस्ता उदाहरणहरु हुन् । जस्तैः कुनै सञ्चार गर्दा हेरेर, सुनेर, छोएर, सुँघेर वा गन्धवाट पनि गर्न सकिन्छ ।

३.४ खबर प्राप्त गर्ने (Receiver)

जस्को लागि खबर पठाईन्छ, जसले कुनै कुरा थाहा पाउँछ वा देख्ने सुन्ने व्यक्तिलाई खबर प्राप्त गर्ने व्यक्ति भनिन्छ । यसको अभावमा सञ्चार हुन सक्दैन । यसका अलावा Coding, Decoding, Feedback प्रक्रिया पनि सञ्चारका प्रक्रियाहरु भित्र पर्दछन् ।

Fig. 1 The Process of Communications

1.1 Intent motive

1.2 Expression : what is said and how transmitted.

1.3 Impression : what is seen or heard.

1.4 Interpretation : what is understood.

४. सञ्चारका माध्यमहरु (Mediums of communications)

४.१ एकतर्फी सञ्चार (On way communications) :

जुन सञ्चारमा दोहोरो प्रतिक्रिया हुँदैन त्यसलाई एकतर्फी सञ्चार भनिन्छ । जस्तैः रेडियो, टेलिभिजन, पत्रपत्रिका, सुचनापाटी, सिनेमा, इमेल, भिडियो, कम्प्युटर, सभा सम्मेलन आदिवाट वक्ताले गर्ने सञ्चारलाई एकतर्फी सञ्चार प्रणाली भनिन्छ । यसमा एकोहोरो सम्बाद हुन्छ । त्यस्तै, व्यवस्थापक वाट दिईएका निर्देशनहरु प्रहरी, सैनिक प्रमुखवाट दिईने निर्देशनहरु पनि एकतर्फी सञ्चार अन्तर्गत पर्दछन् ।

४.२ दुईतर्फी सञ्चार (Two way communications) :

यो एकतर्फी भन्दा बढी महत्वपूर्ण किसिमको सञ्चार मानिन्छ । यस्मा जसले खबर प्रशारण गर्दछ, उस्ले प्रतिस्पर्धा गर्न तथा सत्य तथ्य बुझ्न सक्दछ । यदि कुनै बिषयमा शंका लागेमा, द्विविधा भएमा, झुट्ठा लागेमा तथा वास्तविकता वाट टाढा गएको ठहरिएमा Receiver ले त्यसलाई सम्बन्धित व्यक्तिवाट मुल परिक्षण गर्ने अवसर प्राप्त हुन्छ । जस्तो व्यक्ति व्यक्ति विच भेटघाट, अनुगमन निरीक्षण, टेलिफोन, वाकिटकी, आदिवाट गरिने सञ्चारलाई दुईतर्फी सञ्चार प्रणाली भनिन्छ ।

५. सञ्चारको महत्व (Importance of Communications) :

५.१ व्यवसायको सफ़ल सञ्चालन गर्न
५.२ व्यवस्थापकीय कार्यको आधार तयार गर्न
५.३ शीघ्र निर्णय र कार्यान्वयन गर्न
५.४ सुदृढ मानवीय सम्बन्ध कायम गर्न
५.५ कर्मचारीहरुको मनोबलमा वृद्धि गर्न
५.६ आर्थिक मितव्ययिता कायम गर्न ।

६. प्रभावकारी सञ्चारका बाधक तत्वहरु (Barriers of Effective communications) :

६.१ सुन्ने व्यक्तिले सुन्न नसक्नु
६.२ भाषाको अशुद्धता : जनरल ठिमैया (जे.ठिमैया) – जेठी मैयाँ
६.३ प्राविधिक शब्द र एब्रीबिएसन वाट : भेटेनरियरी डाक्टर – भेडा
६.४ सैद्धान्तिक अवरोध : संस्कृति, संस्कार, शैक्षिक पृष्ठभूमि, कार्यशैली, मूल्य मान्यता
६.५ समुहगत प्रभाव व्यवस्थापन : संघ, संगठन, कर्मचारी समूह, परिवार, राजनीतिक संगठन आदि ।
६.६ शब्दजाल (Jargon)
६.७ भौगोलिक अवरोध (Geographical Barriers)
६.८ संगठनको आकार (Size)
६.९ हल्ला (Noise)

७. सञ्चारको समस्याहरु :

७.१ सञ्चारको आवश्यकताप्रति सचेत नहुनु (People are not aware of the need to communicate to communicate)

७.२ कसरी सञ्चार गर्ने हो थाहा नहुनु (People do not know what to communicate)

७.३ के सञ्चार गर्ने हो थाहा नहुनु (People do not know how to communicate)

७.४ सञ्चारको लागि निश्चित सुविधा उपलब्ध नहुनु (Proper facilities for communicating are not available)

७.५ स्रोत (Sources) : message पठाउँदा Source ले पूरा message नपठाएर वा Filter गरेर केही कुरा मात्र पठाउन सक्छ । यदि यसरी Filter गरिएको कारणले message (पत्र) अस्पष्ट भयो भने पठाउनेले पुराका पूरा विवरण पठाउनु पर्छ । यस्तो पुर्ण विवरण भएको message राम्रो मानिन्छ ।

७.६ सरल भाषामा रुपान्तरण गर्नु (Encoding and Decoding) : message लाई पठाउनेले Encoding गर्दा वा Decoding गर्दा त्यहाँ प्रयोग भएका शब्दहरू, चिन्हहरु र तस्बिरहरुले पठाउने र पाउनेको बिचमा अलगअलग अर्थ लाग्न सक्छ । यस्तो भयो भने सञ्चारमा समस्या उत्पन्न हुन सक्छ ।

यसको अनर्थ हुन सक्नेमा —

(क) शब्दको प्रयोग जस्तैः : पत्नी, श्रीमती
(ख) वाक्यको प्रयोग: समस्या नराख्ने
(ग) खास खास हुने शब्दहरू : फण्टा, छोटो, लकडी – तराईमा काठलाई प्रयोग गरिन्छ । आदि पर्दछन् ।

७.७ प्राप्ति (Receiver) : पाउने व्यक्तिवाट पनि message का बिषयमा सञ्चार समस्या पनि उत्पन्न हुन सक्छ । message को अंश मध्ये कुनैमा महत्व दिने कुनै अंशलाई वास्ता नगर्ने, कुनै अंशलाई आफ्नै धारणाले अर्थ लगाउने गर्नाले सञ्चारमा समस्या उत्पन्न हुन सक्छ ।

७.८ प्रतिक्रिया (feedback) : यसवाट पठाउने व्यक्तिले message को बिषयमा receiver ले अर्थ बुझ्यो भने थाहा पाउन सक्छ । कहिलेकाही प्रतिक्रिया (feedback) न आउन सक्छ । यस्तो अवस्थामा दुईवटा समस्या उत्पन्न हुन सक्छन् ………

(अ.) Source ले अर्को message पठाउनु पर्ने हुन्छ । अथवा Source ले अब कुनै message नै पठाउन सक्छन् ।

(आ.) Receiver ले Unverified message का आधारमा अर्थको अनर्थ गरेर अर्कै परिणाम आउने काम गर्न सक्छ ।

यसप्रकार सञ्चारमा समस्या आउने बिन्दु हुन् :

(A) Source or Sender
(B) Transmission Process
(C) Receiver
(D) Feedback

यी सबै Stages मा सञ्चारका सम्बन्धमा होशियारी अपनाउनु जरुरी हुन्छ ।

८. सञ्चार गर्ने तरिका (Mode of Communications) :

८.१ Archive Coordinated actions
८.२ Share Informations
८.३ Express feelings and emotions

संगठनमा सञ्चार गर्ने विभिन्न तरिकाहरु हुन्छन् । ती मध्ये खास गरि ३ प्रकारका हुन्छन् । ती हुन् –

अ. Written

a. Letters
b. Memos
c. Reports
d. Mannuals
e. Forms

आ. Oral

a. Informal conversations
b. Task related exchanges
c. Group discussions
d. Formal speeches

इ. Non Verbal

Human elements

a. Facial Expressions
b. Body languages

Environmental Elements

c. Office design
d. Building architecture

Written ==========
oral ============
Non – Verbal =======

९. सञ्चारको प्रक्रिया (The Communication Process)

९.१ Sender :

जसले message पठाउँछ त्यस्लाई Sender भनिन्छ ।

९.२ Encoding :

कुनै Idea वा thought लाई symbol वा figure मा परिणत गरेर पठाउने तरिकालाई encoding भनिन्छ । यसमा Numbers, Pictures, sounds, physical gesture र moments हुन सक्छन् ।

९.३ Transmission :

पठाउने व्यक्तिले पठाएको message लाई Symbols द्वारा Receiver सम्म पुराउने तरिकालाई transmission भनिन्छ । Transmission is the process through which the symbols that carry the message are sent to the receiver. The medium is the channel or path of transmission.

transmission मा Sound electrical impulse देखि newspaper, magazine, telivision broadcast सम्म पर्दछन् ।

९.४ Channel or path :

यश अवस्थामा message को destroy हुने संभावना रहन्छ ।

९.५ Decoding :

its a process by which the receiver of the message interprets it’s meaning मा ठूलो महत्व देखिन्छ । सन्देश प्रापकले सन्देशलाई पठाउन कै उद्देश्यमा बुझ्ने वा फरक रुपले बुझ्ने हुन सक्छ । बुझेको योग्यता, अनुभव, क्षमता आदिको आधारमा message को अर्थ हुन्छ ।

९.६ Receiver Responder :

message पाउने व्यक्ति, समूह वा संगठन हुन सक्छ । message लाई राम्ररी बुझ्न Receiver मा Skill, Knowledge र Information प्रशस्त चाहिन्छ ।

९.७ Feedback :

Receiver ले message पाएपछि उसले जनाउने प्रतिक्रियालाई feedback भनिन्छ । feedback वाट message बुझेको नबुझेको भन्ने प्रष्ट हुन्छ ।

९.८ Drawback :

message को Delivery गर्दा, receiver गर्दा, medium प्रयोग गर्दा र त्यसबाट Understanding गर्दा meaning मा फरक पर्न जान्छ । यसबाट अर्थको अनर्थ हुन सक्छ । यसमा बढी ध्यान दिनुपर्छ ।

travelling of a message

1. sender
2. encoding
3. transmitted channel or phase
4. decoding receiver
5. feedback.

९.१० Improving communications process : संगठनमा communication को problem सुधार गर्न संगठन भित्रका potential problems के के हुन् भन्ने बुझ्नुपर्दछ ।

१०. सञ्चारको बहुआयामिक स्वरुप (Multi dimension stage of Communications) :

हिजोआज सञ्चार Post Modern Era मा विकसित भैरहेको अवस्था छ । मुलतः ईन्टरनेट, इमेलको माध्यमवाट सामाजिक सञ्जालहरु गुगल, वेबसाईट, पेज, ब्लग्स्पोट्स, फेसबुक, मेसेन्जर, इन्स्टेग्राम, टुइटर हेन्डल, टिकटक, समेतका दर्जनौं माध्यमवाट Syber world मा हामी प्रवेश गरि ईकागजको माध्यमवाट अनलाइन खवरहरु छिटोछरितो, उपयोगी र भरपर्दोरुपमा दिनानुदिन प्रयोगमा हामी अभ्यस्त भैरहेका पनि छौं । तर एउटा स्मरणीय तथ्य के हो भने सामाजिक सञ्जालहरुको प्रयोगमा बिशेष सतर्कता र होशियारपूर्वक गर्नुपर्दछ । सकारात्मक, भरपर्दो, सत्य तथ्य, प्रमाणित र कानुनी हुनुपर्नेमा बिशेष ध्यानाकर्षण हुनुपर्छ ।

११. निष्कर्ष (conclusions) :

सञ्चारको प्रशासन तथा व्यवस्थापनमा ठूलो महत्व भएकाले Staff meetings गर्ने, परिपत्र गर्ने, सुचनाहरु सञ्चार गर्ने समेतका कार्यहरू सम्पादन गर्ने गरिन्छ । सञ्चारका माध्यमहरुमा Radio, TV, पत्रपत्रिका, चिठी, भाषण, प्रवचन, कुराकानी, टिप्पणी समेत आदिलाई अपनाउन यस्तो महत्वपूर्ण सञ्चारलाई व्यवस्थापनको अभिन्न अंग मानिन्छ । अझ विशेषतः हिजोआज ईन्टरनेट, वेबसाईट, इमेल र सामाजिक सञ्जालहरु, अनलाइन खवर तथा सूचना सञ्चार समेतका अभौतिक माध्यम (Virtual Channel) हरुको बढदो लोकप्रियताका साथै अधिकाधिक प्रयोग भैरहेको छन् ।

आधुनिक प्रशासनमा व्यवस्थापनका विभिन्न तत्वहरु मानव संशाधन, भौतिक साधन, वित्तीय साधन जस्तैः सञ्चार पनि आवश्यक साधन मानिन्छ । व्यवस्थापनको योजना तर्जुमा देखि निर्णय निर्माण र कार्यान्वयन सम्मका विभिन्न तहहरुमा सञ्चारको ठूलो महत्व भएकोले यसको हामी उपयोग गर्न वर्तमान अवस्थामा व्यवस्थापन सुचना प्रणाली (Management Information System) मा समेत महत्वपूर्ण स्थान रहेको छ ।

स्रोत सामग्री

📖 लोकसेवा आयोग अध्ययनका विभित्र सन्दर्भ सामग्रीहरु र नेपाल प्रशासनिक प्रशिक्षण प्रतिष्ठान (Staff College) का प्रशिक्षण सामग्रीहरु समेत ।

लेखक परिचय :

✍️ वसन्तराज अधिकारी
उपसचिव, नेपाल सरकार
युवा तथा खेलकुद मन्त्रालय
सिंहदरबार, काठमाडौं, नेपाल ।
[मंगलबार ११ जेठ २०७८ शुभम्]

तपाइँकाे प्रतिक्रिया